资料储存

检索方式

检索多半靠文件名，因此命名里必须出现可预期的主题词。每月抽查一次目录，新增条目若落错位置，当场改名或移回，不留下模糊地带。

• 按日期：年、月、日逐级缩小，适合找回某次办理的原始凭证。
• 按主题：用词表中的固定主题词直取，适合跨年份找同一类材料。
• 按关联：先定位项目文件夹，再顺着其中的记录文件找到全部附件。

三条路都走一遍仍找不到，说明归档时就没有想清楚它属于哪里，问题不在搜索。

多端同步与备份校验

同步不等于备份。同步让几台设备保持一致，误删也会一起传播；备份保留的是某个时间点的副本。主库放在本地磁盘，每晚增量同步到一台常开的家用设备，每周做一次完整快照，写进离线的移动硬盘。

校验靠哈希清单：每月生成一次全量摘要，与上月比对。发现条目缺失或指纹变化，直接从最近快照整批回滚，不做逐文件的修补，修补最容易在版本之间造成新的不一致。

长期保存策略

格式优先选开放标准：纯文本、PDF/A、无损图像。目录层级尽量稳定，迁移时只换介质，不动结构，这样任何一次搬迁都不会牵动索引。每三年检查一次读取工具是否还能打开旧文件，留出足够长的迁移窗口。

十年以上的资料，真正危险的不是磁盘坏掉，而是打开它的软件先消失了。所以每类资料都随库存一份纯文本说明，写清来源、时间与格式，即使原程序不存在，信息本身仍然可读。